Cyfrowe oznakowanie pomieszczeń gwarantuje przejrzystość i efektywność

Zmieniająca się kultura konferencji i spotkań, w której spotkania są zwoływane bardziej spontanicznie i częściej zmieniane, wymaga elastycznych i bezpiecznych systemów rezerwacji sal. Efektywnym rozwiązaniem jest digital signage zintegrowany z elektronicznym systemem room signage. Celem jest zastąpienie papierowych znaków lub nieelastycznych oznaczeń dla centrów konferencyjnych, biur, sal konferencyjnych lub gabinetów zabiegowych, cyfrowymi wyświetlaczami. Za pomocą elektronicznych etykiet na półki można zrealizować cyfrowe zarządzanie pomieszczeniami — znane pod ogólną nazwą digital signage. Wyświetlacze e-papierowe umożliwiają w pełni graficzne przedstawienie obłożenia pomieszczeń, dzięki czemu sale seminaryjne i konferencyjne oraz sale pacjentów mogą być w każdej chwili aktualizowane i zarządzane.

Elektroniczne oznakowanie pomieszczeń przede wszystkim odciąża administrację, ponieważ pracownicy mogą w szybki i łatwy sposób samodzielnie dokonać oznakowania. Personel zarządzający obiektem nie musi już drukować papierowych oznaczeń, ponieważ treści na wyświetlaczach mogą być kontrolowane centralnie i automatycznie — nawet indywidualnie poprzez własne wpisy w kalendarzu — za pomocą jednego kliknięcia. Digital room signage nie tylko dostarcza przejrzystych informacji dla klientów, personelu i gości, ale także umożliwia elastyczne i szybkie procesy rezerwacji. Dzięki integracji z już używanymi systemami kalendarzy, rezerwacji, rozwiązaniami interfejsowymi lub oprogramowaniem takim jak Microsoft Exchange cyfrowe oznaczenia można łatwo połączyć w sieć. Digital signage może zoptymalizować zarządzanie przestrzenią.

Czy to w przedsiębiorstwach, na uniwersytetach czy w innych instytucjach publicznych — digital room management w czasie rzeczywistym pomaga w zarządzaniu własnymi pomieszczeniami. Pokoje i biura, sale konferencyjne na spotkania lub aule na kongresy nie muszą już być rezerwowane ręcznie w uciążliwych procesach. Pozwala to na uniknięcie wysokich kosztów administracyjnych, niewykorzystanych sal konferencyjnych lub nawet wielokrotnych rezerwacji.

Dynamiczne i przejrzyste zarządzanie pomieszczeniami jest niezbędne nie tylko w tradycyjnych środowiskach pracy, takich jak sale konferencyjne, biura, sale wykładowe czy pokoje do pracy grupowej, ale także w nowoczesnych modelach miejsc pracy, takich jak przestrzenie coworkingowe czy desk sharing. Szczególnie te innowacyjne środowiska pracy wymagają ukierunkowanego i nieskomplikowanego rozwiązania w zakresie zarządzania powierzchnią i biurem. Inteligentny system rezerwacji powierzchni ROOMZ współpracuje zatem z czujnikami, które wykrywają wolne miejsca pracy, mapują je i wyświetlają w przejrzysty sposób. Dzięki temu pracownicy mogą być szybko przydzielani do odpowiednich pomieszczeń biurowych. Wyświetlacz ROOMZ pokazuje wtedy zajętość poszczególnych pomieszczeń lub stanowisk pracy. Jeśli spotkanie zostanie odwołane z niewielkim wyprzedzeniem, można to zrobić centralnie lub bezpośrednio na wyświetlaczu cyfrowym. Ponadto inteligentne czujniki wykrywają, czy pokoje są zarezerwowane, ale nieużywane. System rezerwacji sal rejestruje również tak zwane „ghost meetings” i automatycznie zwalnia nieprawidłowo zarezerwowane sale.

Systemy rezerwacji sal są doskonałym uzupełnieniem w środowiskach biurowych, hotelach, podczas imprez, konferencji czy spotkań. Każde pomieszczenie ma inny zakres zastosowania i dlatego może być skategoryzowane jako sala spotkań, sala konferencyjna, poczekalnia lub podobne. Z pomocą systemu rezerwacji pokoi, pokoje mogą być zarządzane łatwo i wygodnie. Pod uwagę brana jest powierzchnia użytkowa, jak również liczba uczestników, funkcja i wyposażenie danego pomieszczenia.

Systemy ułatwiają rezerwację pokoi: można dokonywać rezerwacji, anulować ją i kategoryzować online. Rezerwacja pokoju jest elastyczna i prosta za pośrednictwem systemu, dzięki czemu można ją optymalnie zintegrować z przebiegiem pracy.